Sprawy IOD w Giżycku i okolicy
Najczęściej pytanie brzmi: czy moja organizacja musi mieć inspektora ochrony danych, czy wystarczy uporządkować dokumentację RODO. Z takim pytaniem zgłaszają się przedstawiciele podmiotów publicznych z gminy Giżycko i okolicy oraz firmy prywatne.
Typowe sytuacje:
- firma prowadzi monitoring wizyjny albo inny stały nadzór nad osobami i nie wie, czy to skala, która wymaga IOD,
- placówka przetwarza dane o zdrowiu i chce ocenić, czy to szczególne kategorie danych na dużą skalę,
- zarząd szuka kogoś, kto przejmie funkcję inspektora z zewnątrz,
- pracownicy nigdy nie byli szkoleni z ochrony danych,
- do administratora zgłosiła się osoba z pytaniem o swoje dane, a nikt nie wie, kto ma jej odpowiedzieć.
W takich sprawach pomagam ocenić obowiązek, a w razie potrzeby sama pełnię funkcję IOD.
Kiedy wyznaczenie IOD jest obowiązkowe
Zgodnie z art. 37 RODO inspektora muszą wyznaczyć organy i podmioty publiczne, a więc także te, które działają w gminie miejskiej Giżycko. Obowiązek dotyczy również administratorów, których główna działalność polega na:
- regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę,
- przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych.
Zadania inspektora określa art. 39 RODO. W praktyce obejmuję nadzór nad zgodnością z RODO, szkolenia pracowników oraz kontakt z Prezesem UODO i z osobami, których dane dotyczą.
Po wyznaczeniu inspektora podmiot zawiadamia o tym Prezesa UODO w terminie 14 dni od wyznaczenia (art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych). Ten termin łatwo przeoczyć, dlatego warto ustalić z góry, kto i kiedy wyśle zawiadomienie.
Współpraca z Gdyni przy odległości około 220 km
Kancelaria ma siedzibę w Gdyni, a od Giżycka dzieli ją około 220 km w linii prostej. Dlatego większość spraw z zakresu ochrony danych prowadzę bez wyjazdu po stronie klienta.
Rozmowa może odbyć się telefonicznie lub przez wideo, a dokumenty przesyłają Państwo mailem. Jeśli ktoś woli spotkanie osobiste, zapraszam do kancelarii w Gdyni.
Praca inspektora to głównie analiza dokumentów, procedur i sposobu przetwarzania danych, a także szkolenia pracowników. Wszystko to można zorganizować zdalnie.
Gdyby sprawa wymagała udziału w rozprawie, w tym przed Sądem Okręgowym w Olsztynie, występuję jako pełnomocnik i to ja jadę do sądu. Nie muszą Państwo pokonywać tej drogi sami.
Od czego zacząć i co przygotować
Na początek wystarczy krótki opis sytuacji. Przed pierwszą rozmową warto zebrać:
- opis działalności i rodzajów danych, które Państwo przetwarzają,
- informację o monitoringu lub innym stałym nadzorze nad osobami,
- przybliżoną liczbę osób, których dane trafiają do Państwa systemów,
- dotychczasową dokumentację ochrony danych, jeśli istnieje,
- informację, czy inspektor został już wyznaczony i kiedy, bo od tego zależy termin zawiadomienia Prezesa UODO,
- ewentualną korespondencję z UODO lub z osobami zgłaszającymi się w sprawie swoich danych.
Proszę napisać lub zadzwonić do kancelarii w Gdyni, ul. Koperkowa 1 lok. 1, 81-589 Gdynia. Dokumenty można przesłać mailem przed spotkaniem.
Prowadzę sprawy także dla klientów z okolicznych miejscowości: Węgorzewo, Kętrzyn, Mikołajki, Mrągowo i Ełk.