Kto z Olecka pyta o inspektora ochrony danych
Do adwokata z pytaniem o inspektora ochrony danych zgłaszają się zwykle dwie grupy podmiotów. Pierwsza to jednostki publiczne działające w gminie Olecko i w powiecie oleckim, które chcą uporządkować kwestię wyznaczenia IOD. Druga to firmy i placówki prywatne z Olecka, które nie wiedzą, czy obowiązek ich dotyczy.
Typowe sytuacje:
- gabinet lub przychodnia przetwarza dane o zdrowiu pacjentów i pyta, czy to już duża skala
- firma ma rozbudowany monitoring wizyjny albo śledzi lokalizację pracowników lub klientów
- administrator chce powierzyć funkcję IOD osobie z zewnątrz, zamiast zatrudniać kogoś na etacie
- pracownicy nie byli szkoleni z RODO, a wpłynęła skarga osoby, której dane dotyczą
- przyszło pismo od Prezesa UODO i trzeba przygotować odpowiedź
Kiedy podmiot w gminie i powiecie oleckim musi mieć IOD
Obowiązek zależy od tego, kim jest administrator danych. Inspektora ochrony danych muszą wyznaczyć organy i podmioty publiczne, więc dotyczy to także jednostek publicznych w gminie i powiecie oleckim. Obowiązek mają też administratorzy prywatni, jeśli ich główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę albo na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych. Podstawą jest art. 37 RODO.
Kto wyznaczył inspektora, musi o tym zawiadomić Prezesa UODO w terminie 14 dni od wyznaczenia (art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych). Zadania inspektora określa art. 39 RODO. Czy mała firma z Olecka mieści się w tych kryteriach, oceniam na podstawie opisu jej działalności i rodzaju przetwarzanych danych.
Współpraca z Gdyni na odległość około 265 km
Kancelaria mieści się w Gdyni, około 265 km w linii prostej od Olecka, dlatego większość spraw z tego zakresu prowadzę bez wizyty na miejscu. Rozmowa telefoniczna lub wideo wystarcza, by omówić działalność firmy, rodzaj przetwarzanych danych i to, czy wyznaczenie IOD jest obowiązkowe. Dokumenty, na przykład rejestr czynności przetwarzania czy wzory klauzul, przesyłasz mailem, a ja odsyłam uwagi w tej samej formie.
Jeśli wolisz spotkanie osobiste, zapraszam do Gdyni, na ul. Koperkową 1 lok. 1. Szkolenia pracowników można przeprowadzić zdalnie. Gdyby sprawa trafiła do postępowania przed Sądem Okręgowym w Suwałkach, na rozprawy jeżdżę ja, więc nie musisz podróżować.
Od czego zacząć, jeśli jesteś z Olecka
Przed pierwszą rozmową warto zebrać:
- nazwę i formę prawną podmiotu oraz krótki opis działalności
- informację, jakie dane przetwarzacie i w jakiej skali (liczba pacjentów, klientów, pracowników)
- opis monitoringu, jeśli jest stosowany
- dotychczasową dokumentację RODO, na przykład polityki i umowy powierzenia
- pisma od Prezesa UODO lub skargi osób, których dane dotyczą, jeśli już są
- dane obecnie wyznaczonego inspektora, jeśli taki jest
Dokumenty wyślij mailem, a termin rozmowy telefonicznej, wideo lub spotkania w Gdyni ustalimy po wstępnym zapoznaniu się ze sprawą. Jeśli inspektor został już wyznaczony, pamiętaj o 14 dniach na zawiadomienie Prezesa UODO. Prowadzę sprawy także dla klientów z Ełku, Gołdapi, Giżycka, Węgorzewa i Pisza.